5.4.1 Rechnungen

Abbildung 23: Ansicht Rechnungsexport (nicht exportierte Rechnungen)

Angezeigt wird eine Listenansicht aller bereits im System vorhandenen Rechnungen. Standardmäßig werden beim Aufruf dieser Seite die noch nicht exportierten Rechnungen aufgelistet (siehe Abbildung 23).

Unter der Überschrift ist eine Suchfunktion zu finden, mit der manuell nach zu exportierenden Rechnungen gesucht werden kann. Gestartet wird die Suche über das Icon , zurückgesetzt über das Icon . Über die Angabe „Export“ kann selektiert werden, ob alle Rechnungen, nur exportierte oder nicht exportierte Rechnungen gelistet sein sollen.

Das Icon neben der Überschrift führt zur Seite Actions → Event-Log. Dort werden die Log-Einträge des Bereichs „Exporte“, in dem die vergangenen Export-Vorgänge protokolliert werden, angezeigt.

Zwischen nicht exportierten und bereits exportierten Rechnungen gibt es unterschiedliche Darstellungen:

Nicht exportierte Rechnungen:
Bei nicht exportierten Rechnungen sind entweder keine Kontrollkästchen, „Datei Status“ oder „Workflow Status“ gesetzt. Der Status zeigt an, ob diese in eine Datei exportiert und/oder ein Workflow generiert wurde. Der Status der Kontrollkästchen „Datei Auswahl“ und „Workflow Auswahl“ zeigt an, ob die Rechnung exportiert und ein Workflow daraus generiert werden soll. Ein Export wird erst durch Klick auf den Button „Export ausführen“ gestartet. Exportiert werden dabei alle Rechnungen, deren Auswahl-Kontrollkästchen aktiviert wurden. Ein Export für Datei kann nur dann ausgeführt werden wenn das entsprechende Kontrollkästchen „Datei Status“ nicht gesetzt ist. Ein Export für den Workflow kann auch nur dann ausgeführt werden wenn das das entsprechende Kontrollkästchen „Workflow Status“ nicht gesetzt ist. Falls Kontrollkästchen in der Auswahl angewählt sind, für die der Export bereits durchgeführt wurde erfolgt in der aktuellen Auswahl kein Export für jeweilig den Workflow oder die Datei, die Daten bleiben unberührt. Um dennoch einen Export für den entsprechenden Bereich durchführen zu können muss der Status zuerst zurückgesetzt werden indem die entsprechenden Auswahl-Kontrollkästchen angewählt werden und dann die Option „Exportstatus zurücksetzen“ gewählt wird.

Bereits exportierte Rechnungen:
Sind die Rechnungen bereits exportiert, sind die Kontrollkästchen „Datei Status“ und „Workflow Status“ angehakt. Ein Export für Datei kann nur dann ausgeführt werden wenn das entsprechende Kontrollkästchen „Datei Status“ nicht gesetzt ist. Ein Export für den Workflow kann auch nur dann ausgeführt werden wenn das das entsprechende Kontrollkästchen „Workflow Status“ nicht gesetzt ist. Um dennoch einen Export für den entsprechenden Bereich durchführen zu können muss der Status zuerst zurückgesetzt werden indem die entsprechenden Auswahl-Kontrollkästchen angewählt werden und dann die Option „Exportstatus zurücksetzen“ gewählt wird. Falls Kontrollkästchen in der Auswahl angewählt sind, für die der Export bereits durchgeführt wurde erfolgt in der aktuellen Auswahl kein Export für jeweilig den Workflow oder die Datei, die Daten bleiben unberührt. Der Status zeigt an, ob diese in eine Datei exportiert und/oder ein Workflow generiert wurde. Der Workflow enthält Informationen über den Exportvorgang sowie aufgetretene Fehler und Probleme.

Um einen weiteren Export durchzuführen, muss die Rechnung erst mit Hilfe der Kontrollkästchen bei „Datei Auswahl“ und/oder „Workflow Auswahl“ angewählt werden und über den Button „Exportstatus zurücksetzen“ zurückgesetzt werden, dann steht diese wieder zum Export bereit (siehe Abbildung 24).

Abbildung 24: Alle Rechnungen (exportierte wie nicht exportierte)

Konnte der Export fehlerfrei durchgeführt werden, sind die Kontrollkästchen Datei und Workflow deaktiviert und es besteht die Möglichkeit, die Dateien unter Actions → Download herunterzuladen.

Um eine Rechnung als exportiert zu markieren muss das entsprechende Auswahl-Kontrollkästchen für Datei und/oder Workflow angewählt werden und dann die Option „Als exportiert kennzeichnen“ gewählt werden.
Zu einer Rechnung-Detail- Ansicht führt das Icon (vgl. 5.4.1 pflegen).

Treten Fehler auf, können diese im Exportprotokoll eingesehen werden. Über das Icon in der Überschrift kann das letzte Exportprotokoll (Abbildung 25) abgerufen werden. Das Exportprotokoll zeigt sowohl aufgetretene Fehler, als auch erfolgreich durchgeführte Exporte an. In dem Exportprotokoll ist es möglich, über den Link „Rechnung ansehen“, direkt zu der Rechnung zu springen oder den Download der exportierten Datei über den Link „Download“ zu starten.

Abbildung 25: Exportprotokoll